Privacybeleid

Bookwise helpt bedrijven om facturen en andere administratieve documenten te verzamelen en hun boekhouding completer te maken. Daarbij verwerken we persoonsgegevens.

Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dit doen en welke rechten je hebt.

Voor gegevens over websitebezoekers, contactpersonen, accounts en onze eigen facturatie is Bookwise in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe we deze gegevens verwerken.

Voor persoonsgegevens in documenten, mailboxkoppelingen, transacties en taken die wij namens een klant verwerken, treedt Bookwise in beginsel op als verwerker. De klant bepaalt het doel van die verwerking. De afspraken hierover staan in onze verwerkersovereenkomst.

Welke rol geldt, hangt af van de concrete verwerking.

Afhankelijk van hoe je Bookwise gebruikt, verwerken we:

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, van jouw organisatie, uit door jullie gekoppelde bronnen en van ingeschakelde dienstverleners.

Wanneer een mailbox wordt gekoppeld, gebruikt Bookwise de verleende toegang om administratieve documenten te vinden.

Bookwise analyseert geen inhoud van e-mailberichten of gesprekken met AI. Om administratieve documenten te vinden, controleert Bookwise uitsluitend of een e-mail een bijlage heeft en of die bijlage de volgende informatie bevat:

Bijlagen die als mogelijk relevant worden herkend, kunnen worden geanalyseerd om te bepalen of zij bij de administratie of een transactie horen.

Als de functie voor het verplaatsen van verwerkte e-mails is ingeschakeld, kan Bookwise deze berichten verplaatsen naar de ingestelde map.

Een gekoppelde mailbox kan naast zakelijke ook persoonlijke informatie bevatten. Daarom is het belangrijk dat organisaties alleen bevoegde mailboxen koppelen, passende instellingen kiezen en betrokken gebruikers informeren.

Voor verwerkingen waarvoor Bookwise zelf verantwoordelijk is, gebruiken we de volgende grondslagen:

Bij een beroep op gerechtvaardigd belang wegen we ons belang af tegen jouw privacybelangen.

Voor klantdocumenten en bijbehorende werkprocessen handelen we volgens de instructies van de klant. De klant is verantwoordelijk voor de toepasselijke grondslag voor deze verwerking.

Bookwise gebruikt AI om gegevens uit documenten te halen, documenten aan transacties te koppelen en mogelijke verantwoordelijken voor ontbrekende documenten voor te stellen.

Daarvoor verwerkt onze AI-aanbieder Google Gemini relevante documentinhoud en transactiegegevens op Europese servers.

Suggesties over wie een document kan aanleveren, kunnen gebaseerd zijn op transactiegegevens, ingestelde rollen en eerdere aanleveringen. Deze suggesties kunnen onjuist zijn en moeten kunnen worden gecorrigeerd.

Bookwise neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen. Automatische documentverwerking en taaktoewijzing ondersteunen het administratieve proces.

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wanneer de klant daar opdracht voor geeft of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Daarbij kan het gaan om:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers.
• Leveranciers voor documentherkenning en AI.
• Betaalproviders.
• Aanbieders van e-mail, SMS en ingeschakelde communicatiekanalen.
• Gekoppelde boekhoudsystemen en door de klant ingestelde ontvangers.
• Dienstverleners voor ondersteuning, beveiliging en monitoring.

Gebruikers binnen een klantorganisatie krijgen toegang volgens de ingestelde rechten.

Onze gegevens worden verwerkt in Europa, op servers in Nederland en Duitsland.

Via support@bookwise.nl kun je informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verwerken.

Het intrekken van een mailboxkoppeling verwijdert niet automatisch de documenten die eerder zijn opgehaald. Daarvoor gelden de afspraken over verwijdering en bewaring.

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en onrechtmatig gebruik.

Deze maatregelen omvatten [uitsluitend daadwerkelijk geïmplementeerde maatregelen opnemen, bijvoorbeeld toegangsbeheer, versleuteling, logging en periodieke beveiligingscontroles].

Medewerkers en dienstverleners krijgen alleen toegang voor zover dit nodig is voor hun werkzaamheden en zijn gebonden aan vertrouwelijkheid.

Bij een datalek handelen we volgens de toepasselijke wetgeving en de afspraken met onze klanten.

Onze website en app gebruiken [daadwerkelijk gebruikte cookies en technieken invullen].

Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen we die voordat ze worden geplaatst. Je kunt je keuze aanpassen via [cookie-instellingen].

Meer informatie over de gebruikte technieken, aanbieders, doelen en bewaartermijnen staat in [cookieverklaring of overzicht].

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je kunt een verzoek indienen via support@bookwise.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging wettelijk is toegestaan en nodig is, informeren we je daarover.

Gaat je verzoek over gegevens die wij namens jouw werkgever of een andere klant verwerken? Richt je verzoek dan bij voorkeur aan die organisatie. Wij ondersteunen onze klant bij de afhandeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de toepasselijke regels veranderen. De actuele versie staat op deze pagina. Over wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen op een passende manier.