Algemene voorwaarden

Bookwise is een dienst van Bookwise B.V., gevestigd aan Boschcour 2 A, 6221 JR Maastricht, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92215653.

Je kunt ons bereiken via support@bookwise.nl.

Deze algemene voorwaarden gelden voor het zakelijke gebruik van Bookwise en de bijbehorende diensten. Met ‘klant’ bedoelen we de organisatie die een overeenkomst met Bookwise sluit. Met ‘gebruikers’ bedoelen we de personen die namens deze organisatie toegang krijgen.

Afwijkende afspraken gelden alleen als we deze schriftelijk zijn overeengekomen. Bij tegenstrijdigheden gaan specifieke schriftelijke afspraken voor op deze voorwaarden. Voor de verwerking van persoonsgegevens namens de klant gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Bookwise helpt organisaties om facturen en andere administratieve documenten te verzamelen, te controleren en aan hun administratie toe te voegen.

Afhankelijk van je abonnement en instellingen kan Bookwise:

• Documenten zoeken in gekoppelde mailboxen.
• Documenten ontvangen via uploads en een persoonlijk doorstuuradres.
• Documenten analyseren en vergelijken met transactiegegevens.
• Ontbrekende documenten signaleren wanneer je boekhouding is gekoppeld.
• Taken voorstellen of toewijzen aan medewerkers.
• Verzoeken en herinneringen versturen via ingeschakelde communicatiekanalen.
• Documenten na goedkeuring of op basis van ingestelde automatisering doorsturen naar je boekhouding.

Welke functies beschikbaar zijn, staat in het gekozen abonnement of de afzonderlijke overeenkomst.

Bookwise ondersteunt je administratieve proces. De dienst geeft geen boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies.

Je verstrekt juiste bedrijfs- en contactgegevens en houdt deze actueel. Degene die namens jouw organisatie een account aanmaakt of een abonnement afsluit, moet daartoe bevoegd zijn.

Je bent verantwoordelijk voor het beheren van gebruikers, rollen en toegangsrechten binnen je organisatie. Inloggegevens en toegangscodes zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld met onbevoegden.

Vermoed je misbruik of ongeoorloofde toegang? Meld dit dan zo snel mogelijk via support@bookwise.nl.

Je bepaalt welke mailboxen, boekhoudsystemen en communicatiekanalen je aan Bookwise koppelt.

Je mag alleen bronnen koppelen waarvoor je bevoegd bent toegang te verlenen. Bij het koppelen van mailboxen van medewerkers zorg je voor een passende grondslag en duidelijke informatie aan de betrokken medewerkers.

Bookwise gebruikt koppelingen om de ingeschakelde functies uit te voeren. De werking kan afhankelijk zijn van externe aanbieders, hun beschikbaarheid en de toegangsrechten die zij toestaan.

Je kunt koppelingen intrekken via [locatie in de app en/of de externe aanbieder]. Hierdoor stopt toekomstige toegang via die koppeling. Reeds ontvangen gegevens worden behandeld volgens de afgesproken bewaar- en verwijdertermijnen.

Bookwise gebruikt geautomatiseerde analyses en AI om documenten te herkennen, gegevens uit te lezen, documenten aan transacties te koppelen en mogelijke verantwoordelijken voor te stellen.

Deze analyses kunnen onvolledig of onjuist zijn. Een match of voorgestelde medewerker is geen garantie dat het document correct is of dat die persoon verantwoordelijk is voor de uitgave.

Je bepaalt welke beschikbare handelingen automatisch mogen plaatsvinden. Als je automatisch doorsturen of automatische verzoeken inschakelt, geef je Bookwise opdracht deze handelingen volgens je instellingen uit te voeren.

Je blijft verantwoordelijk voor je administratie, de gekozen instellingen en het beoordelen en herstellen van onjuistheden. Bookwise blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.

Je gebruikt Bookwise alleen voor rechtmatige zakelijke doeleinden. Je mag de dienst niet gebruiken om zonder bevoegdheid toegang te verkrijgen tot gegevens, ongewenste berichten te versturen of de veiligheid en werking van de dienst te verstoren.

Je levert alleen gegevens aan die nodig zijn voor het gebruik van Bookwise. Vermijd documenten met bijzondere of andere zeer gevoelige persoonsgegevens als deze niet noodzakelijk zijn voor het administratieve proces.

De prijs, inbegrepen functies, gebruikslimieten en facturatieperiode worden vóór het afsluiten van het abonnement getoond. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Voor documentlimieten geldt de volgende telling: [definieer wat als verwerkt document telt, inclusief duplicaten, afgewezen documenten en opnieuw verwerkte bestanden].

Wanneer je de documentlimiet bereikt, geldt [beschrijf wat wordt gepauzeerd]. Als documenten tijdens deze pauze worden verzameld voor latere verwerking, maken we duidelijk welke gegevens we blijven ontvangen en wanneer de verwerking wordt hervat.

Betaling vindt plaats via [betaalmethode]. Als een incassomachtiging nodig is, geef je deze afzonderlijk af via onze betaalprovider.

Bij een mislukte betaling informeren we je en kunnen we een nieuwe betaalpoging doen. Als betaling uitblijft, kunnen we de dienstverlening na een redelijke hersteltermijn beperken of pauzeren. We informeren je vooraf over de gevolgen voor koppelingen, documentverzameling en toegang tot je gegevens.

Het abonnement loopt gedurende [maand/jaar/andere periode] en wordt daarna [wijze van verlenging].

Je kunt opzeggen via [methode], met een opzegtermijn van [termijn]. Na opzegging blijft het abonnement beschikbaar tot het einde van de betaalde periode, tenzij anders overeengekomen.

Vooruitbetaalde bedragen worden bij reguliere opzegging niet naar rato terugbetaald, tenzij de overeenkomst of toepasselijke wetgeving anders bepaalt.

Wij spannen ons in om Bookwise betrouwbaar en veilig beschikbaar te houden. Onderhoud, storingen en problemen bij externe aanbieders kunnen de werking tijdelijk beperken. Afzonderlijke beschikbaarheidsgaranties gelden alleen als deze schriftelijk zijn overeengekomen.

We kunnen functies aanpassen om de dienst te onderhouden, te beveiligen of te verbeteren. Wijzigingen die het overeengekomen gebruik wezenlijk beperken, kondigen we tijdig aan. Bij een wezenlijke nadelige wijziging bieden we [regeling voor beëindiging en eventuele terugbetaling].

Prijswijzigingen kondigen we minimaal [termijn] vooraf aan. Een verhoging gaat niet in tijdens een reeds betaalde vaste abonnementsperiode, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

Je behoudt de rechten op de gegevens en documenten die jij of jouw gebruikers aanleveren. Je geeft Bookwise uitsluitend de gebruiksrechten die nodig zijn om de overeengekomen dienst uit te voeren.

Je blijft verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie volgens de bewaarplichten die op jouw organisatie van toepassing zijn. Bookwise is alleen een zelfstandig archief als dat uitdrukkelijk is overeengekomen.

Na beëindiging kun je gedurende [termijn] je gegevens verkrijgen via [exportfunctie of aanvraagprocedure]. Daarna verwijderen of retourneren we klantgegevens volgens de verwerkersovereenkomst. Daarin staat ook hoe we omgaan met back-ups en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en gebruiken deze alleen voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Onze privacyverklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken waarvoor Bookwise zelf verantwoordelijk is. Voor persoonsgegevens die we namens jouw organisatie verwerken, geldt de verwerkersovereenkomst.

De rechten op de software, vormgeving, merknaam en overige onderdelen van Bookwise blijven bij Bookwise of onze licentiegevers.

Tijdens de overeenkomst krijg je een niet-exclusief gebruiksrecht voor het overeengekomen zakelijke gebruik. Dit geeft je geen eigendomsrecht op de software.

Als Bookwise tekortschiet, stel je ons schriftelijk op de hoogte en geef je ons, voor zover herstel mogelijk is, een redelijke termijn om dit op te lossen.

Voor zover wettelijk toegestaan, is onze aansprakelijkheid voor toerekenbare tekortkomingen beperkt tot directe schade en tot [vast te stellen bedrag of aansprakelijkheidsmaximum].

Voor zover wettelijk toegestaan, zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst of gemiste besparingen.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding, en evenmin wanneer aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

Bij een ernstige tekortkoming kan iedere partij de overeenkomst beëindigen nadat de andere partij schriftelijk een redelijke hersteltermijn heeft gekregen, tenzij herstel onmogelijk is. Bij acuut beveiligingsgevaar of onrechtmatig gebruik kunnen we de noodzakelijke toegang onmiddellijk beperken.

Als overmacht de uitvoering verhindert, informeren partijen elkaar en proberen zij de gevolgen te beperken. Duurt deze situatie langer dan [termijn], dan kan iedere partij het getroffen deel van de overeenkomst beëindigen.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde rechter in [arrondissement], tenzij dwingend recht anders bepaalt.